Hoe zet je een project op?
Een goed gestuurd en succesvol project begint met een duidelijke opdracht en een goede projectleider. Deze projectleider kan intern uit de gemeente zijn, of tijdelijk extern worden aangetrokken. Welke keuze je ook maakt, het is belangrijk dat de projectleider voldoende tijd heeft en met daadkracht het proces kan sturen.
Voor ieder project is het belangrijk dat er draagvlak is. Dit betekent dat van tevoren goed moet worden nagedacht wie nodig is om een succesvolle aanpak van vroegsignalering van schulden te realiseren. Begin met het maken van een overzicht wie (organisaties, functionarissen) in de gemeente betrokken moeten worden bij de aanpak van vroegsignalering. Maak ook een overzicht van de signaalpartners waarvan maandelijks de betaalachterstanden ontvangen moet worden. Betrek alle partijen zo veel mogelijk vanaf het begin bij de planvorming. Het gaat erom een breed draagvlak te creëren. Met name waar het gaat om randvoorwaarden (budget, formatie) is dit essentieel. Zorg ervoor dat iedere partner voldoende tijd heeft om vervolgens ook aan draagvlak in de eigen organisatie te werken.
Bekijk ook:
4 fases van het project
Er zijn vier fases in het project te onderscheiden:
Fase 1: Het opzetten van het project bestaat uit:
- Een duidelijk afgebakende opdracht formuleren;
- Samen met gemeente, signaalpartners en uitvoerenden draagvlak creëren voor de aanpak;
- Projectplan opstellen;
- Privacy impact assessment maken en privacy-protocol opstellen;
- Advies automatiseringssysteem opstellen;
- Organiseren werkconferentie om aanpak te bespreken en besluiten te nemen;
- Indien nodig collegevoorstel opstellen;
- Werkprotocol opstellen en reviews verwerken;
- Convenant/verwerkers overeenkomsten opstellen en reviews verwerken;
- Mede organiseren van een (feestelijke) ondertekening van het convenant/overeenkomst.
Fase 2: Implementatie van het project bestaat uit:
- Inrichten uitvoering en automatiseringssysteem;
- Instructie en trainen van medewerkers in de uitvoering;
- Start van de eerste ontvangst van signalen begeleiden. Afstemmen met softwareleverancier en signaalpartners wanneer het leveren en/of het ontvangen van signalen niet goed verloopt;
- Begeleiden medewerkers bij de start van de uitvoering;
- Waar nodig bijsturen.
Fase 3: De dagelijkse aansturing en monitoring bestaat uit:
Na het opzetten en implementeren van Vroegsignalering, gaat het om de dagelijkse aansturing en monitoring, rapporteren en afstemming met de gemeente/convenantpartners/stuurgroep en werkzaamheden om vroegsignalering verder te ontwikkelen. Hieronder een overzicht van de verschillende werkzaamheden.
- Dagelijkse aansturing, monitoring en rapportage:
- Onderhouden van regelmatige contacten met alle betrokken partners;
- Monitoring voortgang van de maandelijkse matches, meldingen en resultaten;
- Signalen in de uitvoering oppakken en indien nodig actie ondernemen;
- Eventuele klachten oppakken;
- Bijsturen van de (werk)processen waar nodig;
- Regelmatige verantwoording en updates aan de opdrachtgever;
- Maandelijks verzamelen resultaten;
- Per kwartaal een managementrapportage maken waarin de aantallen matches en/of meldingen en de resultaten worden opgenomen en toegelicht;
- Per kwartaal of half jaar stuurgroep vergadering organiseren;
- Afstemmen met de voorzitter van de stuurgroep.
Fase 4: Structurele inbedden
Nadat het project vroegsignalering is geëvalueerd wordt een beslissing genomen over de voortzetting van de werkzaamheden. Als besloten wordt de werkzaamheden voort te zetten, dan kan vroegsignalering structureel worden ingebed in de gemeentelijke dienstverlening. De werkzaamheden in deze fase bestaan o.a. uit:
- Aanpak en uitvoering reviewen op basis van de evaluatie en waar nodig aanpassen;
- Formatie bepalen voor structurele inzet;
- Financiële middelen vrij maken;
- Structurele werkwijze vaststellen;
- Indien nodig beleidsplan aanpassen;
- Opstellen nieuw convenant of addendum op het bestaande convenant;
- Werkprotocol waar nodig aanpassen en vaststellen;
- PR moment plannen voor start nieuwe structurele dienstverlening vroegsignalering.
Profiel en taken projectleider
De projectleider heeft bij voorkeur een HBO werk- en denkniveau, kennis van of affiniteit met integrale schuldenproblematiek. Ervaring met het realiseren van veranderprocessen is een pré.
Profiel
De projectleider heeft de volgende competenties:
- Flexibel, stressbestendig en onder hoge druk kwaliteit leveren;
- Inlevingsvermogen en goed kunnen samenwerken.
- Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Er moet met een veelheid van partijen worden gecommuniceerd, van (top)management tot uitvoering. Dit vraagt van de projectleider dat deze op verschillende niveaus kan schakelen.
- Het gaat om een strak gestuurd uitvoeringsproces. Waar nodig moeten knopen worden doorgehakt en/of beslissingen worden genomen waar de projectleider ook de verantwoordelijkheid voor moet nemen.
- Analytisch vermogen. Als processen niet goed lopen moet de projectleider inzicht hebben waar dit door komt en maatregelen ter verbetering invoeren.
- Efficiënt en effectief. Doen wat nodig is in zo min mogelijk tijd. Er is een beperkt aantal uren beschikbaar. Dat vraagt dat de projectleider het proces goed en helder inricht, zodat iedereen verantwoordelijkheid zijn/haar deel van het proces en/of uitvoering. Maar de projectleider moet daar wel het overzicht over houden en voldoende sturing geven.
- Duidelijk zijn. Er zijn afspraken die in een convenant zijn vastgelegd. Als een partij zich niet aan de afspraken houdt, dan moet de projectleider deze partij aanspreken en ervoor zorgen dat gemaakte afspraken alsnog worden uitgevoerd.
Een projectleider heeft enerzijds goed grip op het proces, maar is zich anderzijds ook bewust van de verschillende rollen van de convenantpartijen.
Taken
De projectleider is verantwoordelijk voor de voorbereidingen en implementatiefase van de vroegsignalering en de daaropvolgende uitvoering van het project door de opdrachtnemer en formeel opdrachtgever. Daarnaast zorgt hij voor implementatie van de randvoorwaarden als ICT, privacy, (werk)afspraken met de opdrachtnemer. Tenslotte rapporteert de projectleider aan de stuurgroep over de voortgang van het project en de evaluatie ervan en agendeert eventuele knelpunten.
De taken van de projectleider zien er als volgt uit. De projectleider is de centrale figuur. Hij/zij is het die door de verschillende belanghebbende rond een project wordt aangesproken. Hij/zij is dan ook degene die er verantwoordelijk voor is, dat het vastgestelde projectcontract word uitgevoerd, en dat het resultaat met voldoende kwaliteit binnen de gestelde grenzen van tijd en geld word opgeleverd.
De verantwoordelijkheden van de projectleider zijn verdeeld in vier hoofdaandachtsgebieden:
- Leiding geven aan de projectgroep;
- Opleveren van het resultaat binnen de grenzen van tijd, geld en kwaliteit;
- Beheren van de relatie met de opdrachtgever;
- Beheren van de relaties met alle betrokken partijen.
Stappenplan project Vroegsignalering
Er zijn verschillende stappenplannen voor de aanpak van een project Vroegsignalering beschikbaar. Werken volgens een stappenplan en planning geeft een goede houvast voor de projectleider om niets over het hoofd te zien en de afgesproken planning te realiseren.
In de Leidraad Vroegsignalering uit 2018 is een uitgebreid stappenplan beschreven. Ook zijn er verschillende goede voorbeelden uit de praktijk.
Downloads:
Startbijeenkomst (samenwerking binnen de gemeente)
Als het besluit genomen is te starten met vroegsignalering van schulden en bekend is wie erbij betrokken moeten worden, kan de projectleider een startbijeenkomst organiseren. Deze bijeenkomst is erop gericht alle betrokkenen te informeren en input op te halen voor het projectplan. Onderwerpen die op de agenda kunnen staan bij de startbijeenkomst zijn:
- Kennismaken;
- Wat is vroegsignalering;
- Waarom willen we starten met vroegsignalering;
- Op welke wijze willen we vroegsignalering vormgeven, welke signaalpartners, uitvoering (dit is vooral ook bedoeld om te horen welke ideeën de partners hierover hebben;)
- Hoe zit het met privacy aspecten;
- Welke bestuurlijke procedures moeten we volgen;
- Wanneer willen we starten en wat is dan de planning.
Algemene presentatie
Aan de hand van een presentatie kan de projectleider de startbijeenkomst organiseren en leiden. Na de startbijeenkomst stelt de projectleider het projectplan op, maakt hij/zij een planning en gaat aan de slag met de verschillende deelonderwerpen die uitgewerkt moeten worden.
Downloads:
Projectstructuur
In het algemeen bestaat een projectstructuur uit een stuurgroep en een projectgroep. Een voorbeeld van een dergelijke structuur, samenstelling, taken en frequentie is de volgende:
In de stuurgroep nemen de opdrachtgevers zitting en signaalpartners op managementniveau. De projectleider is (inhoudelijk) secretaris van de stuurgroep.
De taken van de stuurgroep zijn als volgt:
- Neemt go of no go besluiten op belangrijke momenten in het project vroegsignalering;
- Stuurt op de voortgang van het project vroegsignalering in belang van de organisatiedoelen;
- Stelt het projectplan vast;
- Neemt beslissingen ten aanzien van het budget;
- Houdt de projectleider als aanspreekpunt;
- Rapporteert over voortgang naar de ambtelijk opdrachtgever van de gemeente en bestuur en directies/raden van toezicht andere organisaties;
- Zorgt voor draagvlak voor het project en eventuele uitrol binnen alle organisaties.
De stuurgroep komt op belangrijke beslismomenten bijeen, met een frequentie van gemiddeld één maal per drie of zes maanden.
De leden kunnen bestaan uit:
- Beleidsadviseur schuldhulpverlening en beleidsadviseur armoedebeleid;
- Vertegenwoordiging van de uitvoering;
- Projectleider vroegsignalering;
- Indien mogelijk één van de landelijke en/of plaatselijke deelnemende signaalpartners.
Signaalpartners, zeker landelijke, hebben niet altijd de mogelijkheid deel te nemen aan een stuurgroep. Lokale partijen zoals bijvoorbeeld een woningcorporatie hebben vaker wel de mogelijkheid aan te sluiten. Er kan voor gekozen worden om signaalpartners agendalid te laten zijn van de stuurgroep. Zij ontvangen dan de agenda en het verslag en blijven zo goed op de hoogte van de voortgang.
Projectgroep
De projectgroep bestaat uit de projectleider aangevuld met medewerkers die in de dagelijkse praktijk betrokken zullen zijn bij de uitvoering van het project. Denk daarbij aan de incassomedewerker van de woningcorporatie maar ook aan medewerkers van welzijns- en/of vrijwilligersorganisaties die ingezet kunnen worden.
De taken van de projectleider voor de projectgroep zijn:
- Bereid alle werkzaamheden van het project vroegsignalering voor en beschrijft deze in het plan;
- Bewaakt de voortgang op inhoud, proces, financiën, kwaliteit, informatie;
- Voert het project gefaseerd uit en rapporteert tijdig naar opdrachtgever en stuurgroep;
- Zorgt voor draagvlak en inbedding van het project in de eigen organisatie;
- Projectleden rapporteren tijdig naar projectleider t.a.v. voortgang en eventuele knelpunten;
- Projectleider stuurt project en verbindt de project-onderdelen.
De projectgroep vergadert maandelijks, of vaker indien noodzakelijk onder leiding van de projectleider.
De leden van de projectgroep kunnen bestaan uit:
- Uitvoerders vroegsignalering;
- Uitvoerders (schuld)dienstverleningspartijen;
- Beleidsadviseur schuldhulpverlening;
- Incassomedewerker van de plaatselijke woningcorporatie;
- Projectleider vroegsignalering.
Voor de projectleider is het belangrijk dat er duidelijkheid is over het opdrachtgeverschap, en de afbakening van het project. Aan wie moet verantwoording worden afgelegd en hoe wordt het werk van de projectleider beoordeeld. Dit moet duidelijk zijn voor alle partijen en bij de start goed worden vastgelegd.
“De samenstelling van de projectgroep kan ook veranderen: in eerste instantie hadden wij vaker de beleidsmedewerkers van de grote organisaties aan tafel en na de ondertekening van het convenant meer de uitvoerders. Op dit moment komen de landelijke partijen nauwelijks meer aan tafel”.
Projectplan
Projectplannen zijn er in alle vormen en maten. De vorm en inhoud is vrij. Uiteraard is het van belang een aantal onderdelen een plek te geven in het projectplan. Denk hierbij aan:
- Inleiding;
- Achtergrond en aanleiding;
- Vraagstuk;
- Doelstelling (KPI’s);
- Afbakening;
- Randvoorwaarden;
- De gemeentelijke aanpak nader belicht;
- Privacy;
- Aanpak en planning;
- Organisatie;
- Communicatie;
- Kosten;
- Monitoring en evaluatie.
Op de website beperken we ons tot het aanbieden van verschillende voorbeelden die ter inspiratie kunnen dienen voor het projectplan. Er zijn voorbeelden van specifieke gemeenten en er is een algemeen format beschikbaar in Word dat bewerkt kan worden.